Polisi Privasi

1. Pengenalan

MJ Solutions (SA0109255-M) ("kami") komited untuk melindungi privasi semua pengguna Sistem Maklumat Pelajar SMP-Elite ("Sistem"). Polisi ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, menyimpan, dan melindungi maklumat peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) Malaysia.

1A. Peranan Kami: Penyedia Sistem (Pemproses Data)

MJ Solutions ialah Pemproses Data (Data Processor) di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 — kami hanya membekalkan perisian dan pelayan (server). Pihak sekolah anda ialah Pengawal Data (Data Controller) yang menentukan data apa yang dikumpul dan menguruskan data pelajar, penjaga dan kakitangan di dalam Sistem.

Dalam bahasa mudah: SMP-Elite ialah alat — ibarat buku rekod sekolah dalam bentuk digital. Pihak sekolah yang memutuskan maklumat apa yang direkodkan ke dalamnya, siapa yang boleh melihatnya, dan bagaimana ia digunakan. MJ Solutions tidak mengambil, tidak memiliki, dan tidak menggunakan data tersebut untuk tujuan sendiri.

Oleh itu, sebarang permintaan untuk mengakses, membetulkan atau memadam data peribadi anda (atau anak anda) hendaklah dikemukakan terus kepada pihak sekolah. Kami akan membantu pihak sekolah melaksanakan permintaan tersebut mengikut arahan mereka.

2. Maklumat Yang Dikumpul

SMP-Elite mengumpulkan maklumat berikut mengikut kategori pengguna, sebagaimana yang direkodkan oleh pihak sekolah:

a) Maklumat Sekolah (Tenant)

• Nama sekolah, kod sekolah, jenis sekolah
• Alamat, nombor telefon, dan e-mel sekolah
• Logo sekolah (jika dimuat naik)
• Tarikh pendaftaran dan status langganan
• Persetujuan terma dan syarat (tarikh dan masa)

b) Maklumat Kakitangan & Guru

• Nama penuh, nama pengguna, e-mel
• No. kad pengenalan (IC), nombor telefon
• Peranan dalam sistem (Admin, Kerani, Guru)
• Rekod log masuk dan aktiviti sistem

c) Maklumat Pelajar

• Nama penuh, no. pendaftaran, no. IC
• Tarikh lahir, jantina, bangsa, agama
• Alamat dan maklumat penempatan kelas
• Gambar pelajar (jika dimuat naik)
• Rekod akademik: kehadiran, keputusan peperiksaan, markah
• Rekod disiplin: pujian, amaran, salah laku
• Rekod kewangan: status bayaran yuran
• Sejarah penempatan kelas (naik kelas)

d) Maklumat Penjaga / Ibu Bapa

• Nama penjaga, hubungan dengan pelajar
• No. kad pengenalan (IC) — digunakan untuk log masuk
• Nombor telefon dan e-mel

e) Maklumat Teknikal (Automatik)

• Alamat IP semasa log masuk dan aktiviti
• Jenis pelayar web dan peranti
• Masa dan tarikh akses
• Halaman yang dilawati dan tindakan yang dilakukan

3. Tujuan Pengumpulan Data

Maklumat yang dikumpul digunakan semata-mata untuk:

• Pengurusan operasi harian sekolah — kehadiran, peperiksaan, yuran, disiplin
• Komunikasi antara sekolah, guru, dan penjaga melalui modul Mesej
• Penjanaan laporan akademik dan pentadbiran
• Pengurusan kenaikan kelas dan penempatan pelajar
• Pengurusan bayaran yuran dan pengeluaran invois/resit
• Sekolah boleh menghantar peringatan yuran melalui WhatsApp ke nombor penjaga yang didaftarkan. Penjaga boleh memilih untuk tidak dihubungi melalui WhatsApp dengan memaklumkan pejabat sekolah.
• Sekolah boleh menyimpan dokumen sokongan permohonan pengecualian yuran (contohnya surat pengesahan zakat). Dokumen ini hanya boleh dilihat oleh pentadbir dan kerani sekolah dan dipadam 24 bulan selepas tempoh pengecualian tamat.
• Jika anda memilih bayaran secara pindahan bank, sekolah menyimpan salinan slip pindahan yang anda muat naik. Slip hanya dilihat oleh pentadbir dan kerani sekolah dan dipadam 24 bulan selepas pengesahan (30 hari jika ditolak).
• Apabila sekolah menghantar makluman, sistem merekod bila makluman dipaparkan dan ditanda dibaca (jejak dibaca) supaya sekolah tahu siapa sudah dimaklumkan. Rekod ini dipadam 400 hari selepas makluman tamat. Nombor telefon dalam pautan WhatsApp manual tidak disimpan.
• Jejak audit dan log aktiviti untuk akauntabiliti dan keselamatan
• Penambahbaikan perkhidmatan dan pengalaman pengguna
• Pematuhan undang-undang dan keperluan kawal selia

3A. Pencegahan Penyalahgunaan Percubaan

Untuk memastikan setiap institusi menikmati satu tempoh percubaan sahaja, kami menyimpan dan membandingkan maklumat pendaftaran institusi: nama, kod institusi, alamat, poskod, e-mel dan nombor telefon pendaftar, serta alamat IP semasa pendaftaran. E-mel, telefon dan IP disimpan dalam bentuk cincangan berkunci (tidak boleh dibaca semula) selama 24 bulan selepas percubaan tamat, dan hanya boleh dicapai oleh kakitangan MJ Solutions yang diberi kuasa. Maklumat ini tidak digunakan untuk tujuan pemasaran dan tidak dikongsi dengan institusi lain. Kami tidak menggunakan data pelajar, guru atau penjaga sesuatu institusi untuk menyemak atau menghukum institusi lain. Padanan hanya menghasilkan bendera semakan manual; tiada keputusan automatik dibuat.

Kod institusi (data institusi, bukan data peribadi) disimpan selagi perlu bagi fasal 3B Terma.

Seksyen ini berkuat kuasa 23 Oktober 2026.

4. Pengasingan Data (Multi-Tenant)

SMP-Elite mengamalkan pengasingan data yang ketat antara sekolah:

• Setiap sekolah (tenant) mempunyai ruang data tersendiri yang diasingkan secara logikal.
• Pengguna sekolah A tidak boleh melihat atau mengakses data sekolah B dalam apa jua keadaan.
• Pentadbir hanya boleh menguruskan data dalam sekolah mereka sahaja.
• Pengecualian: Penjaga yang mempunyai anak di beberapa sekolah boleh melihat data anak mereka sahaja di setiap sekolah berkenaan.

5. Perlindungan Data

Kami mengambil langkah-langkah keselamatan berikut:

Teknikal

• Penyulitan HTTPS/TLS untuk semua komunikasi antara pelayar dan pelayan.
• Kata laluan di-hash menggunakan algoritma bcrypt — tidak disimpan dalam bentuk teks biasa.
• Perlindungan CSRF (Cross-Site Request Forgery) pada semua borang.
• Sanitasi input untuk mencegah serangan SQL injection dan XSS.
• Sesi automatik tamat selepas 60 minit tidak aktif.

Infrastruktur

• Pelayan dihoskan di pusat data yang selamat dengan firewall aktif.
• Akses SSH dihadkan melalui VPN sahaja.
• Sandaran data (backup) dilakukan secara berkala.
• Sijil SSL diperbaharui secara automatik.

Organisasi

• Akses kepada data pengeluaran (production) terhad kepada kakitangan teknikal yang diberi kuasa sahaja.
• Kawalan akses berasaskan peranan (RBAC) dikuatkuasakan pada setiap peringkat.
• Semua tindakan pengguna direkodkan dalam log audit.

6. Log Aktiviti & Jejak Audit

Untuk tujuan keselamatan dan akauntabiliti, SMP-Elite merekodkan:

• Setiap log masuk dan log keluar (termasuk percubaan gagal)
• Semua tindakan tambah, ubah, dan padam data
• Perubahan data dengan nilai lama dan baru (field-level tracking)
• Alamat IP dan masa setiap tindakan

Log ini boleh diakses oleh pentadbir sekolah melalui modul Log Aktiviti (PRO) dan boleh dieksport ke format CSV.

7. Perkongsian Maklumat Dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual, menyewa, atau berkongsi maklumat peribadi anda dengan pihak ketiga untuk tujuan komersial. Maklumat hanya akan didedahkan jika:

• Dikehendaki oleh undang-undang, perintah mahkamah, atau arahan pihak berkuasa.
• Diperlukan untuk melindungi hak, keselamatan, atau harta MJ Solutions dan pengguna.
• Diberi kebenaran bertulis oleh sekolah berkenaan.

8. Penyimpanan Data

• Data disimpan selagi akaun sekolah aktif dan langganan berkuat kuasa.
• Akaun sekolah yang berada dalam mod baca sahaja (selepas percubaan atau langganan tamat) mengekalkan datanya selama 12 bulan dan sekolah boleh mengeksportnya pada bila-bila masa. Selepas itu kami memberi notis 30 hari, kemudian menyimpan arkib tersulit selama 24 bulan, sebelum dipadam secara kekal. Data akaun baca sahaja tidak digunakan bagi semakan penyalahgunaan percubaan melebihi tempoh ini.
• Selepas penamatan akaun, data disimpan selama 30 hari untuk tujuan pemulihan sebelum dipadam secara kekal.
• Log audit disimpan selama 12 bulan dari tarikh rekod.

9. Kuki (Cookies)

SMP-Elite menggunakan kuki sesi (session cookies) yang diperlukan untuk fungsi asas sistem seperti pengesahan log masuk dan keselamatan CSRF. Kami juga mungkin menggunakan kuki penjejak (tracking cookies) untuk tujuan penambahbaikan sistem dan pengalaman pengguna sahaja. Kami tidak menggunakan kuki pihak ketiga untuk tujuan pengiklanan.

10. Hak Anda

Sebagai pengguna, anda berhak untuk:

• Mengakses — Melihat maklumat peribadi anda yang disimpan dalam Sistem.
• Membetulkan — Meminta pembetulan maklumat yang tidak tepat atau tidak lengkap.
• Memadam — Meminta penghapusan akaun dan data anda (tertakluk kepada tempoh penyimpanan).
• Mengeksport — Memuat turun data anda dalam format yang boleh dibaca (CSV) melalui fungsi eksport yang disediakan.
• Membantah — Membantah pemprosesan data anda untuk tujuan tertentu.

Untuk melaksanakan hak-hak ini, sila hubungi kami melalui maklumat di bawah.

11. Perlindungan Data Kanak-kanak

SMP-Elite memproses data pelajar termasuk kanak-kanak di bawah umur 18 tahun. Pemprosesan ini dilakukan dengan kebenaran sekolah dan penjaga/ibu bapa yang sah. Data kanak-kanak dilindungi dengan tahap keselamatan yang sama seperti data dewasa dan hanya boleh diakses oleh pengguna yang diberi kuasa.

12. Perubahan Polisi

Kami berhak mengubah polisi privasi ini dari semasa ke semasa. Perubahan penting akan dimaklumkan melalui Sistem atau e-mel. Tarikh kemaskini terakhir tertera di bahagian atas halaman ini.

13. Hubungi Kami

Sekiranya anda mempunyai pertanyaan, aduan, atau permintaan berkaitan privasi dan perlindungan data:

Syarikat	MJ Solutions (SA0109255-M)
E-mel	support@smp-elite.my
WhatsApp	013-919 2571
Alamat	Shah Alam, Selangor, Malaysia