Untuk bendahari, setiausaha PIBG & kerani sekolah
Sistem yuran PIBG — kutipan, resit dan laporan tanpa buku log
SMP-Elite membantu PIBG dan sekolah mengurus kutipan yuran PIBG secara berasingan daripada yuran sekolah. Setiap bayaran mendapat resit rasmi bernombor, ibu bapa boleh bayar melalui FPX dari telefon, dan laporan boleh dibawa ke mesyuarat agung atau juruaudit. Cuba 30 hari tanpa kad kredit.
Tiada kontrak · Tanpa kad kredit · Data kekal walaupun langganan tamat
Masalah biasa bendahari
Mengapa kutipan yuran PIBG sukar diurus dengan buku dan Excel?
Kutipan yuran PIBG biasanya dibuat serentak dengan bayaran lain pada awal sesi. Bendahari memegang buku resit, setiausaha menyalin senarai ke Excel, dan kerani menyimpan salinan sendiri. Bila tiba mesyuarat agung, tiga rekod itu jarang sepadan.
Masalah yang paling kerap dihadapi:
- Wang PIBG dan wang sekolah bercampur dalam satu helaian, sehingga laporan perlu dipisahkan semula dengan tangan.
- Buku resit hilang, nombor terlangkau, atau resit dipadam tanpa jejak.
- Tiada siapa pasti ibu bapa mana yang belum bayar, dan berapa baki mereka.
- Juruaudit meminta bukti, tetapi yang ada hanya catatan tangan.
Kerja ini biasanya jatuh kepada bendahari dan kerani yang sudah sibuk dengan tugas lain, dan kesilapan kecil sukar dikesan sehingga akhir tahun. SMP-Elite menyatukan semua itu dalam satu sistem web. Anda tidak perlu memasang apa-apa di komputer sekolah. Panduan umum tentang beralih daripada Excel ada dalam urus yuran sekolah tanpa Excel.
Akaun berasingan
Bagaimana kutipan yuran PIBG diasingkan daripada yuran sekolah?
Setiap yuran dipadankan dengan akaun bank yang betul. Yuran PIBG ke Akaun PIBG, manakala yuran lain ke Akaun Kewangan Sekolah. Kutipan harian, cetakan, bayaran online dan laporan dipecah ikut akaun, jadi kutipan PIBG tidak bercampur dengan akaun utama sekolah.
Menukar akaun sesuatu yuran memerlukan kata laluan pentadbir dan setiap perubahan direkod. Itu menghalang akaun ditukar secara senyap di tengah sesi.
Jumlah yuran PIBG tidak ditetapkan oleh sistem. Pentadbir menaip jumlah dan nama item mengikut ketetapan sekolah dan PIBG, dan sistem hanya menyusun kutipannya.
Untuk sekolah kerajaan, jumlah dan peraturan yuran PIBG mengikut ketetapan sekolah dan PIBG serta garis panduan yang berkuat kuasa. SMP-Elite tidak menggantikan peraturan itu. Ia menyusun rekod supaya mudah ditunjukkan apabila diminta.
Cara menyediakannya, secara ringkas:
- Daftar sekolah dan mulakan percubaan 30 hari, dengan sekolah sebagai pemilik akaun.
- Import senarai murid dari Excel supaya setiap ibu bapa ada rekod yuran.
- Cipta item Yuran PIBG dan pilih Akaun PIBG sebagai akaun banknya.
- Mula kutip di kaunter atau buka bayaran online untuk ibu bapa.
Resit rasmi
Bagaimana resit yuran PIBG dikeluarkan dan dijejak?
Setiap bayaran, di kaunter atau online, menghasilkan resit rasmi bernombor. Resit boleh dicetak atau dihantar melalui WhatsApp dan e-mel. Format nombor resit ditetapkan oleh pentadbir.
Bagi bendahari, resit bernombor dan tidak boleh dipadam bermakna setiap ringgit yang dikutip ada bukti yang boleh diperiksa semula. Bagi ibu bapa, resit itu ialah bukti sah bahawa yuran PIBG sudah dijelaskan.
- Tidak boleh dipadam. Resit yang salah hanya boleh dibatalkan, dan pembatalan memerlukan sebab yang direkod.
- Bayaran sebahagian. Wang diagih ke yuran yang paling lama dahulu, dan resit menunjukkan baki yang tinggal.
- Pengecualian. Pengecualian yuran diluluskan oleh pentadbir, tanpa kategori dipaparkan kepada guru atau penjaga.
Mahu melihat rupa resit dahulu? Cuba penjana resit yuran atau baca contoh resit yuran sekolah.
Bayaran online
Bolehkah ibu bapa bayar yuran PIBG dari telefon?
Boleh. Ibu bapa membayar melalui FPX menggunakan ToyyibPay atau CHIP, dari portal web yang berfungsi di mana-mana telefon. App Android untuk penjaga ialah pilihan tambahan, bukan kemestian. Resit dikeluarkan secara automatik selepas bayaran berjaya.
Bayaran online juga dipecah ikut akaun, jadi kutipan PIBG yang masuk melalui FPX muncul bersama kutipan kaunter dalam laporan yang sama. Ibu bapa yang tinggal jauh atau bekerja tidak perlu datang ke sekolah semata-mata untuk membayar.
Bagi bendahari dan kerani, kutipan kaunter dan kutipan online dilihat di tempat yang sama. Tiada lagi dua senarai berasingan yang perlu dipadankan pada hujung minggu.
Kaedah bayaran dan caj transaksi bergantung pada gerbang dan perjanjian sekolah dengan penyedia. Cara wang sampai ke akaun juga mengikut perjanjian itu.
Mesyuarat agung dan audit
Apakah laporan yuran PIBG untuk mesyuarat agung dan juruaudit?
Guru besar dan pengerusi PIBG boleh melihat kutipan harian, jumlah tunggakan dan laporan yang dipecah ikut akaun. Bendahari tidak perlu menyusun semula angka sebelum mesyuarat.
Pengerusi dan ahli jawatankuasa yang bertanya "berapa sudah dikutip" boleh dijawab dengan angka yang sama dengan apa yang kerani lihat, kerana kedua-duanya membaca rekod yang satu. Itu mengurangkan salah faham di mesyuarat.
- Kutipan harian yang boleh dicetak, untuk semakan kerani dan bendahari.
- Eksport CSV untuk dibuka dalam Excel atau diserahkan kepada juruaudit.
- Log audit yang merekod setiap tetapan, pembatalan resit dan bayaran online, supaya perubahan boleh dijejak semula.
Data kekal milik sekolah, dan eksport boleh dibuat bila-bila masa.
Tunggakan
Bagaimana kejar tunggakan yuran PIBG dengan sopan?
Sistem menyediakan senarai kejar tunggakan dengan mesej WhatsApp sopan yang siap ditulis, mod privasi, dan peringatan yang boleh diatur sendiri oleh sekolah. Anda nampak siapa belum bayar dan berapa bakinya tanpa menyelak buku.
Nada mesej penting kerana ramai ibu bapa lewat bayar atas sebab yang sah. Baca cara kutip yuran tertunggak untuk panduan menghubungi mereka.
Ibu bapa yang mempunyai beberapa anak di sekolah yang sama tidak perlu menyimpan banyak resit berasingan. Bendahari pula boleh menyemak baki setiap keluarga sebelum menghubungi mereka, dan bukannya meneka daripada ingatan atau catatan di kertas.
Harga
Adakah PIBG perlu melanggan sendiri, dan berapa kosnya?
Langganan dibuat oleh sekolah. PIBG menggunakan sistem dalam akaun sekolah itu. Tiada pakej PIBG berasingan.
Modul Bayaran & Yuran terdapat dalam pakej Asas (RM199 sebulan) dan Penuh (RM299 sebulan). Pakej Teras (RM79 sebulan) tidak termasuk modul yuran. Bayar setahun: 10 bulan untuk 12. Sekolah dengan 1,000 murid aktif atau lebih: harga × 1.5.
Percubaan 30 hari menggunakan semua modul pakej Penuh (e-Invois tidak termasuk). Tanpa kad kredit, tanpa kontrak. Lihat halaman harga atau baca sistem yuran sekolah yang lebih lengkap.
Soalan lazim bendahari dan kerani
Ketik soalan untuk buka jawapan.
Apakah sistem yuran PIBG?
Sistem yuran PIBG ialah cara menyusun kutipan yuran PIBG dalam satu sistem: item yuran, kutipan di kaunter atau online, resit rasmi, tunggakan dan laporan. Dalam SMP-Elite, yuran PIBG dikaitkan dengan Akaun PIBG, manakala yuran lain ke Akaun Kewangan Sekolah, dan laporan dipecah ikut akaun.
Boleh asingkan akaun PIBG daripada akaun sekolah?
Boleh. Pilih akaun bank bagi setiap yuran, contohnya Yuran PIBG ke Akaun PIBG. Menukar akaun sesuatu yuran memerlukan kata laluan pentadbir dan direkod. Kutipan harian, cetakan, bayaran online dan laporan dipecah ikut akaun.
Bagaimana resit yuran PIBG dikeluarkan?
Setiap bayaran mendapat resit rasmi bernombor yang boleh dicetak, dihantar melalui WhatsApp atau e-mel. Resit tidak boleh dipadam dan hanya boleh dibatalkan dengan sebab yang direkod. Pentadbir menetapkan jenis resit dan format nombor.
Boleh ibu bapa bayar yuran PIBG secara online?
Boleh. Ibu bapa membayar melalui FPX menggunakan ToyyibPay atau CHIP, dari portal web di telefon atau app Android. Resit dikeluarkan secara automatik. Kaedah bayaran dan caj transaksi bergantung pada gerbang dan perjanjian sekolah dengan penyedia.
Berapa jumlah yuran PIBG yang perlu ditetapkan dalam sistem?
Sistem tidak menetapkan jumlah. Pentadbir sekolah mencipta item yuran dan menaip jumlahnya mengikut ketetapan sekolah dan PIBG. Rujuk pihak sekolah atau PIBG anda untuk jumlah dan peraturan yang terpakai.
Boleh laporan dibawa ke mesyuarat agung atau juruaudit?
Boleh. Laporan boleh dicetak atau dieksport ke CSV, dan dipecah ikut akaun. Setiap tetapan, pembatalan resit dan bayaran online direkod dalam log audit, jadi perubahan boleh dijejak semula.
Adakah PIBG perlu melanggan sendiri?
Tidak. SMP-Elite dilanggan oleh sekolah, dan PIBG menggunakannya dalam akaun sekolah itu. Tiada pakej PIBG berasingan. Modul Bayaran & Yuran terdapat dalam pakej Asas dan Penuh, atau sebagai modul tambahan kepada Teras.
Bagaimana jika ibu bapa hanya bayar sebahagian?
Di kaunter, bayaran sebahagian diterima dan wang diagih ke yuran yang paling lama dahulu. Resit menunjukkan baki yang tinggal, dan baki itu muncul dalam senarai kejar tunggakan.
Bacaan berkaitan
Bacaan lanjut untuk bendahari dan kerani
Kutipan PIBG anda, kemas mulai sesi ini.
Daftar dalam beberapa minit. Percubaan 30 hari, tanpa kad kredit.